تحلیل ریسک-پروژه و عملیات

خانه / تحلیل ریسک-پروژه و عملیات

تحلیل ریسک-پروژه و عملیات

مفهوم پروژه و عملیات

مجموعه تلاش ها و فعالیت های هدفدار و موقت برای تحقق یک تعهد، ایجاد یک محصول، ارائه خدمات و یا رسیدن به هدف نهایی است. پروژه دارای مشخصه ها و ویژگی های است که آن را از دیگر فعالیت ها و سازمان ها متمایز می سازد؛ مانند ساختن یک واحد مسکونی، تولید یک نرم افزار، ایجاد یک پالایشگاه، ساخت یک سد و …

عملیات (Function/process):

عملیات و یا فعالیت های مستمر در مقایسه با پروژه دارای تفاوت هایی هستند که از جمله می توان به غیر موقتی بودن، تکراری بودن و استمرار آنها اشاره کرد، مانند تولید اتومبیل، تولید قطعات، لوزام، نگهداری و تعمیرات، پشتیبانی و …

معمولا تفاوت این دو کمتر قابل تشخیص بوده و به جای همدیگر بکار می روند. این نکته مهم است که چنانچه با عملیات سر و کار داریم باید مباحث مرتبط با برنامه ریزی و کنترل تولید را به کار برد، نه ابزار های برنامه ریزی و کنترل پروژه.

از شباهت های عملیات و پروژه می توان به هدفدار بودن، محدود بودن منابع آنها و نیازمند بودن به یک سیستم برای برنامه ریزی، کنترل و اجرای انها اشاره کرد.

در رویکرد مدیریت ریسک نیز هم پروژه و هم عملیات مورد توجه قرار خواهند گرفت.

ویژگی های یک پروژه

۱-پروژه موقتی است (Temporary):

یعنی دارای زمان شروع و پایان مشخصی می باشد. اگرچه این تاریخ ها همیشه ثابت نبوده و دستخوش تغییرات و تاخیرها خواهند شد. این مشخصه پروژه را از فعالیت های مداوم، سازمانی و مستمر متمایز می سازد. زیرا هر پروژه پس از رسیدن به هدف، پایان یافته و به اصطلاح، پرونده اجرایی پروژه بسته شده و بسته به نیازهای پروژه مستند سازی و بازنگری آن در سطوح مختلف انجام خواهد شد و این بدان معنا نخواهد بود که پس از اتمام پروزه همه چیز پایان یافته، بلکه فاز بعدی که اجرا، بکارگیری و استفاده از پروژه است توسط گروهی دیگر یا سازمان مربوطه آغاز خواهد شد.

۲-پروژه ها دارای هدف یا اهداف مشخصی هستند:

هر پروژه دارای هدف مشخصی می باشد، به این معنی که با تحقق این هدف عمر پروژه به پایان می رسد. این اهداف معمولا اهداف دست یافتنی و موقت هستند.

۳-هر پروژه یک سیستم می باشد:

به طوری که دارای ورودی ها، پردازش ها و خروجی های مشخص می باشد. در این صورت نقش مدیریت پروژه به عنوان بازخورد گیرنده از سیستم، هدایتگر و رهبر آن، مهم و حیاتی به نظر می رسد.

۴-وجود محدودیت ها:

در هر پروژه وجود محدودیت ها موجب می گردند تا کنترل پروژه و در مراحل وسیع تر مدیریت پروژه شکل بگیرد. تنوع محدودیت های یک پروژه می تواند بسته به انواع پروژه های مختلف فرق کند. همچنین این محدودیت ها می توانند در هر پروژه اولویت های ویژه ی خود را داشته باشند. برای نمونه، محدودیت های مانند هزینه، زمان، کیفیت عملکرد، کیفیت محصول، منابع انسانی و محدودیت های قانونی، فرا پروژه ای و دولتی هر یک می توانند به نوبه خود تاثیر زیادی در پروژه های گوناگون داشته باشد. معمولا این محدودیت ها از دیدگاه متولی پروژه دارای اولویت های متفاوتی برای کنترل و پیگیری می باشند. بنابراین وجود محدودیت ها از ویژگی های یک پروژه می باشد.

۵-نتایج پروژه ها منحصر به فرد است و معمولا مستقل از یکدیگرند (Unique):

به این معنی که اگر پروژه ها از همه لحاظ به هم شبیه باشند باز هم آثار و نتایج یکتایی دارند.

۶-پروژه ها داراری چرخه حیات می باشند (Project Life Cycle)

معمولا هر پروژه دارای مرحله آغازین، مرحله میانی و مرحله اختتامی می باشد. پروژه ها مطابق با ماهیت خودشان چرخه حیات و دوره عمر متفاوتی دارند.

همانگونه که در شکل زیر مشاهده می کنید به طور معمول پروژه ها دارای منحنی مصرف یکسانی می باشند؛ به طوری که در ابتدا به علت وجود محدودیت ها، روند مصرف منابع کمتر و در مرحله میانی این روند رشد بیشتری به خود گرفته و در آخر، در مرحله پایانی مصرف منابع روند کاهشی به خود می گیرد

شکل شماره ۱: تحلیل ریسک پروژه | مرکز محاسبات امکان سنجی امپا

۷-اصل عدم قطعیت در پروژه:

به طور کلی زمان بندی پروژه با تاخیر همراه است و همیشه عدم قطعیتی مبنی بر پیش بینی محدوده، زمان، هزینه و عملکرد پروژه وجود دار. بعنی هر چه این عدم قطعیت کمتر بوده و پیش بینی به نتایج واقعی نزدیکتر باشد، موفقیت مدیر و برنامه ریز پروژه بیشتر است. بر مبنای همین اصل، مدیریت ریسک پروژه ها سعی بر آن دارد این عدم قطعیت ها را مدیریت کرده و تلاش خواهد کرد تا آسیب کمتری به پروژه ها وارد شود.

۸-پروژه خاصیت تفصیل فرآیند یا (Progressive Elaboration) دارد:

این مفهوم در واقع بیانگر این واقعیت است که اطلاعات پروژه به مروز زمان، نهایی و تکمیل می گردد. یعنی به طور خاص در پروژه های تحقیقاتی و جدید اطلاعات اولیه ما در ارتباط جنبه های گوناگون کم بوده و باید به مرور زمان با مشخص تر شدن اطلاعات جدید تدوین شود. این مفهوم به خوبی با مدیریت ریسک در ارتباط بوده و می توان گفت هر چه اطلاهات کمتری از کل پروژه در دسترس باشد ریسک پروژه بیشتر بوده و تلاش بیشتری می طلبد تا با رفع ابهام ها و عدم قطعیت ها مدیریت بهتری بر روی پروژه داشته باشیم.